Автоматизация закупок: в чем польза решения для компании?

Организация закупок является важным компонентом любого бизнеса. В небольшой компании этим может заниматься руководство с ассистентами, но с увеличением масштаба предприятия это требует гораздо больших усилий и трудовых ресурсов. В таких условиях наилучшим решением будет автоматизация закупок. В нашей статье мы расскажем о том, что это значит и какие преимущества имеет такая система организации закупок.

Автоматизированные закупки - это специальная программа, которая используется для повышения эффективности работы отдела закупок и всей компании. Она позволяет оперативно собирать и обрабатывать информацию по закупкам, составлять планы, формировать договоры и тендерные документы, согласовывать сроки поставок. Автоматизированная система позволяет анализировать продажи и контролировать плановые показатели. Программа работает быстрее, не ошибается, не опаздывает и не требует зарплату, что помогает в сокращении затрат компании.

По статистике, использование автоматизированной организации закупок на предприятии может сократить затраты на 15-16% и ускорить закупочный процесс на 20-30%. Это также приводит к экономии времени закупщиков и поставщиков, прозрачности алгоритма и увеличению количества поставщиков, что создает конкуренцию и может привести к предложению товаров и услуг на более выгодных условиях без ущерба для качества.

Необходимость обучения сотрудников работе с автоматизированной системой является основным недостатком внедрения такой программы, особенно в крупных компаниях. Однако, есть организации, которые предоставляют презентации и гайды по работе с такими системами.

Примером успешного использования автоматизации в компании является компания "Вимм-Билль-Данн", которая после автоматизации складского хозяйства сократила количество возвратов продукции практически вдвое, увеличила количество обрабатываемых в сутки заказов на треть и повысила показатель точности работ с 77% до 99%.

Современные компании имеют специфические бизнес-процессы, которые определяются их индивидуальными потребностями. Это затрагивает и системы автоматических закупок. В случае, если головной офис использует SAP, а филиал - 1С ERP, необходимо внести изменения и связать эти системы для обеспечения полной автоматизации закупок. Конечно, можно ограничиться локальными базами данных, но их использование имеет определенные недостатки:

• Конфиденциальность может быть нарушена, так как существует риск кражи или потери информации. Хакерские атаки на базы данных - дело не редкое, и многие известные базы данных не могут похвастаться надежной защитой.
• Высокие менеджеры не могут быстро получить доступ к необходимой информации, такой как история закупок, отчеты и результаты. Оперативность - важный аспект бизнеса.
• Взаимодействие с поставщиками происходит по почте или телефону, что может привести к потере истории коммуникации. Эта информация значима как для анализа результатов сотрудничества, так и для использования в качестве доказательства в случае возникновения спора с бизнес-партнерами.
• Приходится тратить много времени на создание писем и документов, так как нет специализированного шаблонного хранилища. Это усложняет и замедляет работу, что может отразиться на продуктивности бизнеса.

Поэтому использование локальных баз данных подходит только новым предпринимателям. Как только бизнес развивается, они становятся непрактичными. Сегодня существуют автоматизированные системы закупок, которые позволяют решить все перечисленные выше проблемы и сделать процесс более эффективным и оперативным.

Переписываю статью об особенностях внедрения систем с сохранением ее структуры.

Внедрение автоматизированных систем закупок проходит несколько этапов. В первую очередь, специалистам необходимо изучить особенности бизнес-процессов компании, чтобы сделать правильное проектирование и разработать систему. Важную роль играет также программное обеспечение, поскольку без надежного «железа» могут возникнуть проблемы. Однако профессиональные консультанты по внедрению таких систем учитывают все нюансы и помогут выбрать индивидуальное решение.

После установки системы для автоматизации закупок необходимо обучить сотрудников работе с ней. Доступ к системе может получить каждый сотрудник, а также несколько администраторов, отвечающих за организацию закупок на предприятии. Если в компании есть несколько подразделений, то необходимо установить систему на каждое из них. Чтобы сотрудники могли без спешки ознакомиться с нововведением, а руководство убедилось в его качестве, можно начать с запуска системы в тестовом режиме.

Внедрение автоматизированной системы проведения закупок может показаться сложным процессом, но компании, которые занимаются этим, обычно располагают специальными отделами технической поддержки, которые готовы помочь решить любые вопросы. Главное — выбрать проверенного поставщика услуг.

Фото: freepik.com